Máy chấm công hiện nay là một trong những công cụ giúp ghi lại thời gian ra vào làm việc một cách thực tế của các nhân viên trong một đơn vị cụ thể nào đó để từ đây nó sẽ hỗ trợ cho quá trình quản lý được chính xác và có một cái nhìn khách quan trong việc tính toán và trả lương hàng tháng cho nhân viên
Chính vì những lợi ích và sự thuận tiện mà chúng đang mang lại thì hiện nó là một thiết bị được sử dụng rất phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay
Hệ thống quản lý, chấm công hiện đại và chuyên nghiệp
Một hệ thống chấm công rất đơn giản nó chỉ cần tới những thiết bị
– Thiết bị nhận dạng thông tin người dùng đưa đến là một loại đầu đọc – đầu đọc này được thiết kế để có khả năng nhận dạng các thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau như bằng một loại thẻ hoặc sẽ là dấu vân tay
– Hệ thống phần mềm được cài đặt trên máy tính để mọi thông tin dữ liệu được thu thập và lưu trữ tại đây đồng thời mọi thao tác điều khiển đều có thể được thực hiện trên phần mềm này
Hiện nay hệ thống máy chấm công bao gồm những hình thức nhận dạng tiêu biểu
– Chấm công bằng thẻ từ: đúng như tên gọi thì ở đây sẽ dùng một loại thẻ đặc biệt có tích hợp các thông tin của nhân viên
– Chấm công với hệ thống máy chấm công vân tay: với hình thức này thì vân tay chính là một chìa khóa để chứng mình nhân viên đó có đến làm việc đúng giờ không?
– Chấm công bằng khuôn mặt: tương tự như thẻ từ hay vân tay thì hình thức này sẽ dựa vào các đặc điểm trên khuôn mặt của một đới tượng nào đó để chấm công
Về nguyên lý hoạt động của hệ thống chấm công
– Trước khi mỗi một nhân viên muốn có thể check và kiểm tra thông tin của mình thì bước đầu tiên họ phải tiến hành đăng ký cũng như là phải khai báo các thông tin của mình một cách chính xác theo yêu cầu của bộ phận quản lý nhân sự
– Sau khi những thông tin đã được lấy và lưu lại trên hệ thống thì điều bắt buộc với mỗi người đó là khi vào làm việc cần phải chấm công tại đầu đọc để hệ thống tiến hành xác nhận thông tin về thời gian họ đến làm việc
– Và tùy thuộc vào mỗi hệ thống và tùy từng doanh nghiệp thì hệ thống này chỉ cần thực hiện nhiệm vụ chấm công hoặc có thêm chức năng kiểm soát ra vào. Nếu như có chức năng này nữa thì sẽ có thêm một hệ thống khóa được lắp đặt tại các cửa để khi chấm công xong thì các cửa sẽ tự động đóng mở cho nhân viên ra vào
– Khi mọi hoạt động và quá trình kiểm tra thì tất cả các thông tin cần thiết sẽ được chuyển về phần mềm quản lý để lưu trữ lại thông tin phục vụ vào quá trình quản lý và tính toán lương
Việc ứng dụng việc chấm công bằng máy mang đến cho người dùng nhiều lợi ích khác nhau
– Giúp cho mọi vấn đề quản lý được đơn giản hơn khi các quá trình đều được theo dõi và quản lý hoàn toàn dựa trên hệ thống máy móc
– Để đảm bảo quyền lợi của mình thì các nhân viên sẽ luôn tuân thủ mọi nội quy về thời gian làm việc
– Công việc quản lý nhân sự sẽ được đơn giản và đảm bảo mức độ chính xác cao hơn
– Khi công việc được quản lý với một hệ thống máy chấm công tốt nhất thì sẽ mang lại một sự chuyên nghiệp cao hơn rất nhiều so với việc sử dụng các giải pháp cũ
Hiện tại để đáp ứng những nhu cầu của từng đơn vị và doanh nghiệp khác nhau thì có rất nhiều dòng máy chấm công chính hãng trên thị trường để giúp người dùng có nhiều cơ hội lựa chọn hơn.