Máy chấm công giờ đây không chỉ quản lý và ghi lại thời gian ra vào làm việc của nhân viên mà nó còn giúp cải thiện tác phong làm việc của mỗi nhân viên. Tuy nhiên để lựa chọn một hình thức chấm công phù hợp không phải là điều đơn giản
Hiện tại máy chấm công được chia làm hai loại cơ bản đó là điện tử và cơ học. Đối với dòng chấm công điện tử thì sẽ có một phần mềm để tiến hành lưu trữ thông tin và dữ liệu. Còn với thiết bị chấm công cơ học thì dữ liệu sẽ được lưu trên mỗi thẻ giấy và muốn xử lý các dữ liệu thì nhân viên nhân sự sẽ phải tự xử lý các thông tin một cách thủ công. Ngược lại đối với việc sử dụng chấm công điện tử thì toàn bộ thông tin và dữ liệu sẽ được xử lý tự động.
Ưu nhược điểm riêng của từng dòng chấm công hiện nay
1. Máy chấm công sử dụng thẻ từ
Ưu điểm:
– Phù hợp với tất cả các mô hình hoạt động khác nhau của mỗi đơn vị, doanh nghiệp
– Có thể lưu trữ dữ liệu với số lượng lớn hơn rất nhiều so với các hình thức chấm công khác
– Sử dụng cơ chế nhận dạng bằng thẻ từ hoặc thẻ cảm ứng – một loại thẻ đặc biệt được tích hợp đầy đủ các thông tin trong đó
– Tốc độ và khả năng chấm công tương đối nhanh đó là khoảng 2s trên một lần chấm công
– Màn hình hiển thị thông tin của người chấm công rõ ràng, đầy đủ và chính xác
– Phần mềm quản lý chấm công ổn định
– Với giải pháp chấm công thẻ từ quá trình chấm công không phụ thuộc lớn vào tác động bên ngoài
Nhược điểm:
– Do đặc điểm là phải sử dụng thẻ từ vì thế mà có thể xảy ra việc quên hoặc mất thẻ nên nhân viên cần phải lưu ý luôn mang thẻ theo bên mình
– Có thể có trường hợp mất thẻ hay thẻ bị hỏng vì thế sẽ mất thêm chi phí trong việc làm lại các thẻ đó
– Dễ xảy ra quá trình chấm công hộ cho nhau
2. Chấm công vân tay
Với máy chấm công nhận dạng vân tay thì ưu điểm của chúng đó là:
– Phù hơp với những khu vực như văn phòng, tòa nhà
– Sử dụng hình thức nhận dạng bằng vân tay của từng người vì thế khác với thẻ từ đó là không cần mất chi phí để làm thẻ
– Có khả năng phân quyền cho người dùng đồng thời thì ngoài vân tay nó cũng được tích hợp để nhận dạng được bằng thẻ từ
– Không xảy ra việc chấm công hộ nhau của các nhân viên
– Quá trình hoạt động ổn định
Về nhược điểm: Nó sẽ hoạt động tốt trong những môi trường phù hợp còn ngược lại với đặc thù của những nơi nhân viên phải làm việc với dầu mỡ hay hóa chất thì việc chấm công sẽ khó khăn, mất nhiều thời gian và thông tin không được đảm bảo
3. Máy chấm công bằng thẻ giấy
Ưu điểm
– Được ứng dụng tại những nơi có quy mô nhỏ, ít nhân viên
– Thời gian nhận dạng nhanh hơn 2 giải pháp trên
– Máy khá rẻ tiền và độ bền cao
Nhược điểm
– Phải tổng hợp thông tin, dữ liệu thủ công bằng tay
– Vì là sử dụng bằng thể giấy nên rất dễ làm mất, rách thẻ,…
– Nhân viên cũng cần thường xuyên phải mang theo thẻ bên người và cũng dễ xảy ra chấm công hộ
– Không tao được sự chuyên nghiệp trong quá trình chấm công
Ngoài ra có một điểm ở dòng máy chấm công thẻ từ và vân tay đó là khả năng kết hợp với những hệ thống an ninh hiện đại để giúp cải thiện vấn đề kiểm soát ra vào rất tốt và hiệu quả