Máy chấm công sử dụng thẻ từ là một công nghệ tiêu biểu và nổi trội hiện nay được ứng dụng rộng rãi tại nhiều khu vực khác nhau nhằm mục đích chính đó là quản lý thời gian làm việc của mỗi nhân viên
Thẻ từ là một loại thẻ đặc biệt mà trên mỗi thẻ này sẽ có một dải băng từ có từ tính và các thiết bị ghi đọc thẻ có khả năng thay đổi các nội dung ghi trên thẻ. Đối với máy chấm công thì sẽ sử dụng công nghệ thẻ không tiếp xúc để quá trình kiểm tra được nhanh chóng hơn
Công nghệ thẻ từ trong máy chấm công
Các thành phần mà hệ thống chấm công sử dụng thẻ cần phải có
– Hệ thống đầu đọc để quản lý, theo dõi và nhận dạng thông tin và thường chúng sẽ lắp đăt tại những lối ra vào, những nơi thuận tiện nhất trong quá trình chấm công
– Một máy tính không cần phải có cấu hình quá cao để cài đặt phần mềm chấm công tại đây thể tất cả các thông tin sau đó sẽ được chuyển về phần mềm để tổng hợp lại
– Và không thể thiếu đó là các thẻ từ
– Ngoài ra sẽ tùy thuộc vào từng nhu cầu, đặc điểm của từng đơn vị mà sẽ có thêm những thiết bị phụ khác đi kèm trong hệ thống
Quá trình hoạt động của thiết bị
– Hoạt động của hệ thống máy chấm công thẻ từ cũng tương tự với việc chấm công bằng vân tay hay thẻ giấy, khuôn mặt đó là nhân viên phải nhận dạng trước khi vào làm việc và ở đây sẽ là sử dụng thẻ từ. Các thông tin về nhân viên đều sẽ được tích hợp và ghi lại trong mỗi thẻ từ
– Họ sẽ sử dụng những thẻ được phát cho này để quẹt tại đầu đọc trước khi muốn vào làm việc
– Các thông tin, thời gian sau đó cũng sẽ được lưu lại tại phần mềm chấm công
Ưu điểm khi sử dụng thẻ từ
– Quá trình ghi nhận thông tin dễ dàng, nhanh chóng
– Tốc độ để cho thiết bị nhận dạng được các thông tin diễn ra cực kỳ nhanh
– Các dòng máy chấm công bằng thẻ thường có dung lượng lưu trữ các dữ liệu rất lớn
– Dùng thẻ để chấm công không cần phụ thuộc quá nhiều hay cần đến sự hỗ trợ cho người quẹt thẻ bởi việc sử dụng rất dễ dàng
– Mỗi thẻ từ vừa đóng vai trò là thẻ nhân viên để chấm công ra thì nó cũng đóng vai trò như một chìa khóa giúp nhân viên ra vào được khu vực trong trường hợp nếu đơn vị sử dụng giải pháp kiểm soát cửa ra vào kết hợp chấm công
– Là một trong những giải pháp cực kỳ phù hợp cho những khu vực, những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất
Tuy nhiên cũng không thể nào tránh được những nhược điểm
– Các nhân viên dễ dàng quên thẻ hoặc thậm chí làm mất thẻ gây ảnh hưởng tới hoạt động và chi phí cho doanh nghiệp nếu như phải làm lại thẻ
– Có thể xảy ra tình trạng nhân viên nhờ người chấm công hộ vì thế hiệu quả làm việc sẽ khó đánh giá chính xác tuyệt đối
Nhờ quá trình áp dụng cũng như đưa hệ thống máy chấm công nhận dạng thẻ từ vào hoạt động mà việc quản lý nhân viên được diễn ra đơn giản, dễ dàng và chính xác hơn rất nhiều so với việc vẫn áp dụng những mô hình quản lý cũ