Hệ thống máy chấm công là thiết bị ghi nhận thời gian chấm công của công nhân viên khi chấm công. Trong một hệ thống chấm công nhân sự, máy chấm công đóng vai trò như một thiết bị thu thập và quản lý dữ liệu chấm công của từng nhân viên trong hệ thống, còn trong một hệ thống kiểm soát cửa ra vào máy chấm công vừa đóng vai trò thu thập quản lý dữ liệu chấm công nhân viên vừa là thiết bị điều khiển khóa điện từ kiểm soát cửa ra vào.
Phân loại máy chấm công.
Hiện tại trên thị trường có rất nhiều hệ thống chấm công dùng máy đến từ nhiều hãng khác nhau và tùy theo phương thức hoạt động sẽ có những loại máy chấm công khác nhau nhưng thường chia ra làm 3 loại máy chấm công:
– Máy chấm công thẻ từ: là loại máy chấm công dùng thẻ từ (thẻ cảm ứng) khi chấm công. Mỗi chiếc thẻ từ sẽ được nhà sản xuất mã hóa một dãy số (thường là dãy 16bit), thẻ từ này sẽ được nhân viên nhân sự đăng ký lên máy cho từng nhân viên để họ có thể chấm công.
– Máy chấm công sử dụng dấu vân tay: là loại máy sử dụng các dấu hiệu riêng trên vân tay để nhận dạng từng nhân viên. Các nhân viên được đăng ký mẫu vân tay từ trước, các mẫu vân tay này sẽ được máy lưu trữ và quản lý. Nhân viên khi chấm công chỉ cần đặt vân tay vào máy và máy sẽ tự động so sánh với các mẫu vân tay đã được lấy mẫu trước đó để xác định danh tính nhân viên.
– Máy chấm công khuôn mặt: là loại máy sử dụng các thuật toán nhận dạng khuôn mặt để xác định danh tính nhân viên đang chấm công. Nhân viên sẽ được lấy mẫu khuôn mặt từ trước, các mẫu khuôn mặt này được mã hóa và lưu trên bộ nhớ máy, khi chấm công nhân viên sẽ được máy chụp lại ảnh sau đó so sanh với những mẫu khuôn mặt đã được lấy mẫu từ trước để xác định danh tính của nhân viên đang tiến hành chấm công.
Phương thức hoạt động
Như đã nói ở trên, máy chấm công đóng vai trò là một thiết bị quản lý thông tin xác nhận danh tính nhân viên (thẻ từ, dấu vân tay hay khuôn mặt) và ghi nhận thời gian chấm công hằng ngày của từng nhân viên. Các thông tin xác nhân của từng nhân viên sẽ được khai báo (hoặc lấy mẫu) từ trước và được máy lưu trữ. Khi nhân viên tiến hành chấm công máy sẽ so sánh dữ liệu vừa thu thập được (hành động quét vân tay, quẹt thẻ…) với dữ liệu đã được lấy mẫu từ trước để xác định danh tính của nhân viên đang tiến hành chấm công, nếu xác định được danh tính nhân viên máy sẽ tiến hành lưu thông tin nhân viên vừa chấm công kèm thời gian mà nhân viên vừa thực hiện chấm công vào bộ nhớ của máy. Dữ liệu chấm công (thời gian, ID nhân viên…) này sẽ được gửi về máy tính khi có yêu cầu từ phần mềm để tiến hành xử lý và xuất ra các báo cáo cần thiết phục vụ quá trình tính lương cho nhân viên.