Thiết bị điện tử là một trong những công cụ quan trọng giúp con người dễ dàng thực hiện các công việc mà trước đây khó khăn khi làm thủ công. Thời đại phát triển, các thiết bị điện tử đã quá quen thuộc với cuộc sống thường ngày. Một trong những thiết bị điện tử thông minh đang được mọi doanh nghiệp quan tâm trong thời gì phát triển mạnh mẽ của nền công nghệp phải kể đến thiết bị chấm công thông minh.
Chấm công là công việc quen thuộc tại các cơ sở làm việc, hình thức chấm công để tính lương đã có từ rất lâu nhưng mãi đến những năm 30 của thế kỉ 20 mới được quan tâm mạnh bởi vấn đề nhân công quá nhiều tại một doanh nghiệp sau cộc cách mạng công nghiệp nổ ra. Từ đây người ta đã cho ra đời máy chấm công đầu tiên mặc dù còn khá thô sơ và cồng kềnh nhưng nó đã giải quyết được kha khá vấn đề về quản lý chấm công thời bấy giờ.
Trải qua chiều dài của sự phát triển và cải tiến, máy chấm công ngày nay đã có những đột phá về tính năng, kích thước, tiện lợi,…Nhưng trong quá trình hoạt động cũng vấp vào những lỗi mà người sử dụng chưa biết cách khắc phục mặc dù nó khá là đơn giản. Sau đây TechWay xin được liệt kê một vài lỗi cơ bản khi sử dụng máy chấm công, phần mềm chấm công và cách khắc phục.
Một số lỗi cơ bản mà người sử dụng có thể khắc phục.
Trong quá trình sử dụng vô tình tác động vào một thay đổi nhỏ có thể khiến hệ thống không còn hoạt động hiệu quả. Trong lúc này thường thì các khách hàng sẽ gọi điện đến các đơn vị sửa chữa máy chấm công để khắc phục. Nếu như thiết bị không phải do các đơn vị này cung cấp thì có thể sẽ phải bỏ ra một khoản phí hỗ trợ và có khi những lỗi này quá đơn giản mà bạn chỉ cần một vài thao tác đã có thể khắc phục. Trong bài viết này Techway sẽ đưa ra một vài lỗi mà thường xuyên các khách hàng gặp phải để tránh tình trạng mất tiền oan.
1, Lỗi kết nối máy chấm công và phần mềm chấm công.
Lỗi kết nối là câu chuyện muôn thủa của các đơn vị sửa chữa máy chấm công. Cố 10 người gọi hỏi tư vấn về lỗi thì đến 8 người hỏi về lỗi kết nối. Lỗi kết nối máy chấm công thì có khá nhiều nguyên nhân, nhưng đa phần thì khá đơn giản để khắc phục.
Đường chuyền trục chặc.
Nguyên nhân đầu tiên dẫn đến việc lỗi kết nối đó chính là do đường chuyền mạng mà cụ thể ở đây là do dây mạng kết nối từ máy chấm công cho đến model wifi. Không nói đến các hệ thống chấm công kết nối với nhau qua tên miền, P2P( tại các dòng máy HIP) thì các hệ thống chấm công( máy chấm công và phần mềm chấm công) phải sử dụng chung một model wifi. Sau khi kiểm tra và khắc phục đường chuyền tín hiệu từ máy chấm công đến model wifi thì ta sẽ sử dụng máy tính đã cài đặt phần mềm để tiến hành PING địa chỉ ip của máy chấm công xem đã thông với máy chấm công hay chưa.
Cách kiểm tra PING thông IP: Tại máy tính bạn nhấn tổ hợp phím “WINDOWS + R” khi hiện nên bảng “Run” trên màn hình hãy điền từ CMD vào và nhấn “Enter”. Sau khi truy cập vào được bảng “CMD” thì điền (PING ‘địa chỉ IP của máy chấm công’). VD: PING 192.168.1.201.
Sau khi PING và vẫn không thông thì nên kiểm tra lại dây mạng vì rất có thể dây mạng bị đứt quãng do chuột cắn hay một vài nguyên nhân nào khác, cần thiết nên thay lấy một đoạn dây khác vì dây mạng cũng khá là rẻ.
Sai thông số trên máy hay phần mềm.
Việc sai thông sô trên máy chấm công hay phần mềm chấm công là một việc sảy ra khá thường xuyên, chủ yếu là do người cài đặt hay người sử dụng vô tình thao tác nhầm.
– IP : Sai IP sảy ra khá nhiều, khi cài đặt máy chấm công sẽ có một số máy đang để chết độ DHCP, nếu như chúng ta sử dụng kết nối thông qua IP mà không phải kết nối từ xa thì ta nên tắt mục này sau khi nó nhận xong lớp mạng để tránh tình trạng nhảy IP. DHCP có chức năng tự tìm IP thích hợp cho máy chấm công khi đưa vào môt trường lắp đặt mà không cần cài đặt. Nó sẽ tự động điều chỉnh lớp mạng phù hợp dành cho máy chấm công nhưng nhược điểm của nó là mỗi khi máy khởi động lại nó sẽ nhận một địa chỉ IP khác và dẫn tới tình trạng lệch IP giữa máy chấm công và phần mềm.
– Subnet Mask, Default Gateway của máy chấm công phải để đúng như của máy tính đang sử dụng phần mềm. Để biết được thông số này ở đâu ta dùng tổ hợp phím “WINDOWS + R” khi hiện nên bảng “Run” trên màn hình hãy điền từ CMD vào và nhấn “Enter”. Sau khi truy cập vào được bảng “CMD” thì điền “IPCONFIG”.
– Về mục ID thiết bị ta để là 1 và mật khẩu kết nối thì ta để là 0.
– Để vào mục chỉnh sử các thông tin này thì vào mục MENU/Cài đặt/Giao tiếp(hoặc internet) trong đó sẽ hiện ra các mục mà bạn cần phải xem là nó có đúng hay chưa.
2, Lỗi phần mềm và những câu hỏi thường gặp.
Trong quá trình sử dụng phần mềm chấm công thì khá nhiều khách hàng thắc mắc về các lỗi về xuất báo cáo, khai báo các phòng ban bộ phận hay các cách xem giờ ra vào không đúng,…Hiện nay trên thị trường chấm công có khá nhiều các loại phần mềm chấm công, về tính năng thì sẽ không khác nhau lắm, vẫn có những nét tương đồng và cách thức hoạt động giống nhau. Sau đây Techway xin được liệt kê một vài lỗi mà khách hàng thường gặp phải.
Tại sao mình không thể lọc được dữ liệu của ai trong tháng vừa rồi mặc dù chấm công đầy đủ?
Câu hỏi này được khá nhiều khách hàng hỏi đến Techway. Đa phần những khách hàng hỏi câu này thường sẽ là những nhân viên mới tiếp xúc với phần mềm, và chưa hiểu về quy trình tải và xuất báo cáo. Cứ 10 người hỏi câu này thì có đến 9 người chưa nhấn vào nút tải dữ liệu từ máy chấm công, còn một người thì chắc là vô tình xóa hết dữ liệu lưu trên máy chấm công. Phần mềm chấm công là công cụ tải và tổng hợp dữ liệu từ máy chấm công nên chước khi lọc báo cáo thì ta cần phải tải dữ liệu trước.
Còn một vài trường hợp là chỉ một vài người không xuất được dữ liệu thì là do lệch ID trên máy chấm công với phần mềm khiến phần mềm không thể đọc được dữ liệu của những người này. Mỗi người sẽ có một ID riêng biệt không ai trùng ai và ID trên máy chấm công và phần mềm của 1 người phải giống nhau.
Cách khắc phục đó là gọi người không có công đó ra ngoài máy chấm công chấm xem hiện trên màn hình là ID bao nhiêu rồi quy về phần mềm chỉnh ID đúng theo máy chấm công. Đối với trường hợp máy không có màn hình thì vẫn gọi người đó ra chấm công sau đó tải dữ liệu chấm công về ở mục tải về xem người vừa chấm công có ID bao nhiêu, xem mốc thời gian và số máy có đúng người vừa chấm công rồi căn cứ vào ID trên đó mà chỉnh.
Mình chấm công đầy đủ nhưng khi xuất dữ liệu vẫn báo thiếu là sao?
Trường hợp chấm công đầy đử nhưng vẫn thiếu giờ làm hay vẫn tính là đi muộn thì cũng khá nhiều người mắc phải. Nguyên nhân chính là do khai báo ca và sắp xếp lịch trình ca. Bạn nên kiểm tra khai báo ca có đúng với khung giờ mà mình làm không. Ở lịch trình ca của mình đang trọn loại khai báo nào?
Mình muốn đổi qua sử dung máy tính khác không biết có thể sử dụng phần mềm và dữ liệu của máy tính cũ được không?
Việc thay đổi máy tính và muốn lấy lại dữ liệu cũng như là phần mềm thì khá phổ biến. Trong trường hợp đổi máy tính thì ta nên copy lại database cũ của máy chấm công và nếu được hãy copy cả lại bản cài của phần mềm vì một số phần mềm chấm công như wise eye on 39 đã trải qua khá nhiều bản cập nhật nên gặp trở ngại khá lớn khi mà tìm đúng bản cài tương thích với data cũ của nó.
Nếu như có được data cũ thì ta chỉ cần tìm được bản cài tương thích sau đó cài nên máy tính mới, sau đó copy data cũ sang máy mới sau đó vào mục trọn dữu liệu trên phần mềm chấm công và trỏ đúng vào mục data cũ để kết nối và sử dụng như trên máy cũ mà không vần cài đặt gì thêm.
Đối với trường hợp máy cũ sảy ra vấn đề về ổ cứng và mất hết dữu liệu thì ta vẫn cài phần mềm chấm công về, thực hiện kết nối với máy chấm công, xem IP của máy chấm công là bao nhiêu rồi vào mục khai báo máy chấm công để thêm mới, điền các thông tin như tên máy, IP, chọn kiểu máy rồi nhấn vào nút thêm mới. Sau đó cấu hình, khi hiện ra mục key bản quyền thì nên liên lạc với bên cung cấp key bản quyền để được cấp lại. Sau đó khai báo lại phòng ban,ca,.. rồi tải lại dữ liệu còn lưu trên máy rồi chỉnh sửa lại phòng ban và ca làm cho từng nhân viên.
3, Chấm công khó nhận vân tay hay mỗi lần chấm công xong máy lại sập nguồn.
Đây là lỗi về phần cứng nhưng sảy ra khá nhiều và cũng có nhiều trường hợp có thể khắc phục đơn giản ngay mà không cần phải sửa chữa và tốn kém chi phí.
Đối với trường hợp máy chấm công khó nhận vân tay, chấm lúc được lúc không. Cố những người chấm cái được luôn nhưng cũng có những người chấm nhiều lần mới được. Một phần nguyên nhân sảy ra việc này nằm khá nhiều ở việc vân tay khô hay ướt hoặc quá lạnh, tay bẩn hay cảm biến đã quá nhiều bụi,…Cách khắc phục ta nên làm sạch tay, tạo độ ẩm, ấm cho tay để cảm biến có thể bắt được hình ảnh rõ nét nhất của vân tay.
Đối với hiện thượng mỗi lần chấm vân tay thì máy sẽ sập nguồn đặc biệt là đối với các dòng máy của HIP hay Realand. Triệu chứng thường thì là mỗi lần chấm công máy thông báo cấu ” Xin cảm…” thì sẽ tự động sập nguồn và khởi động lại. Cách khắc phục là vào MENU chọn CÀI ĐẶT chọn HỆ THỐNG chọn ÂM LƯỢNG chọn khoẳng mức âm lượng 2 hoặc 1 để giảm bớt lượng điện của máy sẽ giúp máy ổn định hơn.
Các bài viết có thể bạn sẽ quan tâm:
– Những dòng máy chấm công được sử dụng nhiều nhất đầu năm 2020
– Thẻ từ chống sao chép là gì? có nên sử dụng hệ thống chống sao chép thẻ từ?
– Hệ thống chấm công nào tốt hiện nay?
– Máy Chấm Công Kiểm Soát Loại Nào Tốt?
