Vấn đề không tuân thủ nghiêm túc thời gian làm việc của nhân viên hiện nay là khá phổ biến và đây là một điều khá đau đầu cho các nhà quản lý. Do vậy bài viết này chúng tôi muốn đề cập tới tầm quan trọng và sức ảnh hưởng của hệ thống chấm công bằng máy tới vấn đề quản lý nhân viên
Máy chấm công là dòng máy gì? chúng quản lý nhân viên bằng cách nào?
Nó là một thiết bị có khả năng ghi lại thời gian, thông tin ra vào làm việc của từng nhân viên trong một môi trường làm việc cụ thể. Để có thể thực hiện được việc này thì yêu cầu đối với mỗi nhân viên đó là sẽ cần phải khai báo, xác nhận thông tin của mình với hệ thống
Cụ thể về quá trình hoạt động của hệ thống chấm công trong quản lý nhân viên được diễn ra như sau
– Khi mọi thiết bị được lắp đặt, kết nối xong người quản lý cần phải tiến hành khai báo các thông tin chi tiết và tiến hành cung cấp cho nhân viên những quyền tương ứng để thực hiện việc chấm công
– Mỗi nhân viên trước khi vào làm việc sẽ sử dụng những quyền này để kiểm tra bằng cách sẽ đặt vân tay hoặc quẹt thẻ lên đầu đọc. Về việc sửu dụng vân tay hay thẻ thì nó cũng tương ứng với việc sử dụng các giải pháp trong chấm công như máy chấm công vân tay và thẻ từ. Lúc này máy sẽ tiến hành rà soát và kiểm tra các thông tin xem có sự hợp lệ và trùng khớp hay không
– Nếu thông tin chuẩn xác máy thông báo lại cho nhân viên về việc chấm công thành công và thông tin được chuyển về để lưu lại trên phần mềm chuyên dụng
– Khi thông tin không chính xác thì máy cũng sẽ báo để yêu cầu nhân viên đó thử lại
– Quy trình trên cứ thế tự động được diễn ra cứ mỗi lần có nhân viên đến chấm công
Tầm quan trọng trong việc sử dụng máy chấm công khi quản lý nhân viên
Với quy trình hoạt động diễn ra như vậy thì việc ứng dụng hệ thống chấm công có vai trò cực kỳ quan trọng trong quản lý nhân viên
– Thay vì việc sẽ gây khó chịu cho nhân viên với những nguyên tắc khắt khe hay việc trừ lương thì khi ứng dụng hệ thống chấm công tự động nó sẽ đòi hỏi mọi nhân viên luôn phải tuân theo những quy tắc chung mà doanh nghiệp đề ra để đảm bảo quyền lợi cho chính mình
– Chỉ với những thao tác vô cùng đơn giản đó là quẹt thẻ hay đặt vân tay thì thời gian ra vào của nhân viên đó sẽ được ghi lại do vậy không chỉ mang đến hiệu quả mà nó còn giảm thiểu được tối đa thời gian quản lý nhân sự
– Thay vì việc sẽ cần phải có một lượng nhân sự để quản lý nhân viên hàng ngày thì giờ đây chỉ cần sử dụng một chiếc máy chấm công thì mọi công việc đã được hoàn thành
– Tất cả các thông tin sẽ được tổng hợp một cách chi tiết và người quản lý cũng có thể kiểm tra một cách dễ dàng, đơn giản với những thao tác vô cùng nhanh chóng
– Đặc biệt đó là nó đóng vai trò rất lớn khi cần tính toán lương cho nhân viên đặc biệt với những doanh nghiệp có lượng nhân viên lớn thì đây quả là một trong những vấn đề khá khó khăn. Do vậy với thiết bị chấm công mọi dữ liệu, thời gian làm việc của nhân viên được lưu lại theo một trật tự nhất định vì thế việc tính lương cũng đơn giản hơn rất nhiều
– Giảm được thói quen đi muộn về sớm mà không cần phải trực tiếp nhắc nhở từng người
Qua đây có thể thấy được việc sử dụng máy chấm công trong quản lý nhân viên đóng một vai trò cực kỳ quan trọng và cần thiết tại mỗi doanh nghiệp hiện nay. Nó không còn chỉ giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý dễ dàng nhân viên của mình nữa mà nó còn đảm bảo được quyền lợi cho mỗi nhân viên khi họ luôn tuân thủ đúng những nội quy, quy định về thời gian làm việc
Tin tức liên quan
Đặc điểm của các giải pháp trong chấm công hiện nay